LA HISTORIA OLVIDADA DE LA FACTURA

Tras interminables noches de insomnio infinito, garabatos en hojas de papel arrugadas, tormentas de ideas e innumerables imprevistos, al  fin has conseguido abrir tu negocio al público. Pasada esta fase, sabes (o al menos lo esperas) que en breve llegará el momento de emitir tu primera factura. Para eso querías emprender, ¿no?. Aunque parezca mentira, el empezar a facturar es una actividad que provoca tantas alegrías como quebraderos de cabeza.

• ¿Estoy obligado a emitir factura de todo lo que me paguen?
• ¿Es a partir de una cantidad mínima?
• ¿Debo hacerle factura a todo el mundo?
• ¿Cuál es la información que debe incluir?
• ¿A quienes hay que aplicar retención?
• ¿Que IVA debo aplicar?

Tranquilo. No estás solo, ni mucho menos. Todos nos hemos hecho estas preguntas. Y, ¿sabes algo más? A pesar de ello, todos hemos salido adelante. Y para eso estamos aquí.

¿TENGO LA OBLIGACIÓN DE EMITIR FACTURA? ¿SIEMPRE O A VECES?

Si estás leyendo este post entendemos que es porque acabas de emprender. Probablemente leiste nuestras entradas anteriores sobre los pasos legales a seguir para emprender. Luego te pusiste manos a la obra y ahora estas a la puerta de tu recién estrenado negocio esperando a que entre el primer cliente.

Esto quiere decir que estas en regimen de autonomos o tal vez has constituido una sociedad. Bien, pues la realidad es que todo autónomo o empresario que realice una actividad económica está obligado a emitir factura.

Pero ya sabemos cómo el mundo de las leyes. No son claras, no son concisas y son interpretables. En este caso no iba a ser diferente.

Existen algunas excepciones en las cuales, no estás obligado a emitir factura, salvo que el cliente te lo pida. Si estás pensando en la taberna donde desayunas a diario , estas en lo cierto. Felipe el tabernero no te saca una factura por cada café, pues no acabaría nunca. Esto es porque el cliente final es un particular y no otro empresario. Pero si debes estar preparado, pues si el cliente te la pide con fines fiscales, estás en la obligación de responderle.

Resumiendo:

1. Si el cliente es autónomo, empresario, administración pública o persona jurídica, debo emitir factura SIEMPRE.
2. Si el cliente es particular, debo emitir factura únicamente SI EL CLIENTE LO PIDE.

Obviamente esto es un pequeño esquema que te servirá para empezar. Si quieres ir más lejos puedes visitar las normas de facturación de la agencia tributaria.

¿QUÉ ELEMENTOS TENGO QUE INCLUIR?

Para empezar hay que tener en cuenta que los elementos a incluir en una factura son los mismos sea cual sea el sistema de facturación que decidamos usar.

• Podemos recurrir a la clásica factura en papel comprando un libro de facturas en cualquier papelería.
• Se puede preparar un modelo propio con los programas básicos (Word, Excel, Acrobat, …).
• O finalmente adquirir programas para hacer facturas  autónomos y pymes.

Para que una factura se considere “legal” debe incluir los siguientes elementos:

1. Datos identificativos del cliente. Esto incluye nombre y apellidos si es una persona o razon social si es una empresa, DNI o CIF, dirección fiscal, población, codigo postal y provincia.
2. Fecha de expedición.
3. Numeración. Debes crear un sistema de numeración correlativo para las facturas que sea correlativo con la fecha. Si por ejemplo a la factura expedida el 7 de octubre de 2020 la llamas factura 30/20, cualquier factura emitida después de esa fecha no podrá tener un número inferior a 30.
4. Importes:
   1. La base imponible por una parte.
   2. Indicar IVA por otra parte indicando tanto el porcentaje como la cantidad que representa dicho porcentaje.
   3. El IRPF por otra parte.
   4. El importe final obtenido de la fórmula BASE IMPONIBLE+IVA-IRPF, por otra parte.
5. Descripción. Explicar las operaciones realizadas o los productos vendidos.

Además de todo esto es importante indicar si la factura se acoge a alguna situación especial. Por ejemplo, si tu servicio está exento de IVA debes indicar en la parte inferior en base a que artículo se debe. Puedes hacerlo con un texto tipo “Este servicio está exento de IVA en virtud del artículo …”

EN RESUMEN

Por supuesto es este tema se puede ahondar mucho más. Existen varios tipos de factura con requisitos diferentes.

• Ordinaria.
• Simplificada.
• Proforma.
• …

Las indicaciones que damos en este post son suficientes para que un negocio recién estrenado no se salga de la más estricta legalidad y mantenga la transparencia ante el cliente. Ahora bien, tambien suelo hablar muy a menudo en mis escritos de la importancia de eliminar objetos y tareas que no tengan relación con tus objetivos. Recuerda las principales razones por las que te embarcaste en este proyecto.

• Sentirte realizado.
• Acercarte a la libertad financiera.
• Convertir tu pasión en tu medio de vida.
• Hacer lo que realmente te gusta.

Salvo que tu gran ilusión sean las labores administrativas, elaborar una factura de autónomo es algo que te quitará tiempo y energía. La labor ideal para delegar en un profesional mientras tu te centras en optimizar tu servicio. Te aseguro que la mejora a largo plazo compensará con creces los costes que debas destinar a este fin.

Y ya que ofrecemos esta información para ti y para tus proyectos, ¿quieres compartir tu experiencia pasada con el emprendimiento? ¿Algún plan? Usa el apartado de comentarios, el formulario de contacto o las redes para ello.